Contrôle des pièces
Contrôler les pièces. Préparer la demande de complément.
À l’ouverture du dossier ou à réception de nouvelles pièces, le gestionnaire vérifie les justificatifs disponibles et ceux qui restent à obtenir. L’assistant prépare ce contrôle selon les règles de gestion définies pour la tâche.
Ce que vous déléguez.
Rapprocher les pièces reçues et les données accessibles des justificatifs attendus au stade d’instruction retenu. Signaler les pièces manquantes et les écarts entre documents, puis préparer une demande de pièces complémentaires.
Le résultat à vérifier.
- Les pièces présentes et les justificatifs encore attendus.
- Les écarts repérés, avec les valeurs et documents concernés.
- La règle de gestion ou la liste de pièces de référence utilisée pour le contrôle.
- Une demande de complément précisant les pièces et les périodes concernées.
Une demande de prestations incapacité à instruire.
Exemple fictif · Prévoyance · Prestations incapacité
| Élément | Résultat illustratif |
|---|---|
| Pièces disponibles | Déclaration d’arrêt de travail et justificatif de l’arrêt |
| Pièces attendues dans cet exemple | Décomptes d’indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS) pour la période à indemniser, absents des éléments accessibles |
| Écart à examiner | La date initiale de l’arrêt diffère entre la déclaration et le justificatif |
| Demande préparée | Projet de demande des décomptes d’IJSS pour la période concernée et de clarification de la date initiale de l’arrêt |
| Validation | Le gestionnaire vérifie les pièces attendues, l’écart signalé et le destinataire avant l’envoi |
Vos règles de gestion, au bon stade du dossier.
Les pièces attendues dépendent du contrat, de la prestation et du stade d’instruction. Le périmètre du contrôle, les données accessibles et les cas à soumettre au gestionnaire sont définis avec vos équipes.
Le contrôle des pièces prépare l’instruction. Il ne vaut ni accord de prise en charge ni validation du règlement.
Ce que l’on mesure.
Pièces manquantes correctement signalées, demandes injustifiées, écarts non détectés et corrections du gestionnaire. Le temps mesuré couvre le contrôle et la préparation de la demande de complément, jusqu’à sa validation.